In Nederland zijn verschillende toezichthouders aangewezen die toezien op de naleving van de regelgeving. Denk aan het Commissariaat voor de Media, de Autoriteit Consument en Markt, de Kansspelautoriteit en de Autoriteit Persoonsgegevens. Op grond van hoofdstuk 5 Algemene wet bestuursrecht bezitten deze toezichthouders verschillende bevoegdheden, waaronder het recht om informatie op te vragen en inzage te krijgen in documenten. Daarnaast kunnen toezichthouders bedrijfsbezoeken afleggen, al dan niet onverwacht, om de administratie te onderzoeken.

Informatieverzoek

Een constructieve dialoog met de toezichthouder kan er aan bijdragen dat een onderzoek van een toezichthouder niet resulteert in een boete. Een goede voorbereiding en adequaat handelen is dus belangrijk. Zo is een toezichthouder doorgaans bereid om een telefonisch verzoek om informatie op schrift te stellen. Zo kunt u de beantwoording goed voorbereiden. Een belangrijke vraag vormt altijd wat de reden of achtergrond van een informatieverzoek vormt. Dit bepaalt de context voor de beantwoording.

Aangekondigd of onaangekondigd bedrijfsbezoek

Over het tijdstip van het aangekondigd bedrijfsbezoek kunnen in de praktijk vaak afspraken worden gemaakt. Laat u dus niet overvallen. Bij een onaangekondigd bedrijfsbezoek zal de toezichthouder doorgaans op uw verzoek een half uur wachten, totdat de interne jurist of externe advocaat ook aanwezig is.

Hoe te handelen: voorbereiding en aanbevelingen

Het opstellen van een handleiding of checklist over hoe te handelen bij een bedrijfsbezoek en kennis van de inhoud binnen de onderneming vormt een belangrijke stap in de voorbereiding. Zo weet iedereen binnen de organisatie wat te doen bij een onverwacht bedrijfsbezoek en kunnen snel de aangewezen contactpersonen worden benaderd.

Een paar aanbevelingen:

• Zorg voor adequate juridische ondersteuning van een intern of extern jurist. Laat de toezichthouder wachten in een aparte neutrale ruimte totdat de ondersteuning is gearriveerd.
• Evident maar waar: hou het hoofd koel. Beleefdheid brengt u doorgaans verder dan een nukkige houding.
• Check de legitimatie en vraag om het onderwerp van het onderzoek. Dit is doorgaans op schrift gesteld en vraag dus om een afschrift.
• Verleen medewerking maar laat vastleggen dat u bezwaar maakt tegen het onderzoek. Fishing expeditions zijn niet toegestaan, dus trap op de rem als de toezichthouder buiten de scope van het onderzoek treedt.
• Laat een IT specialist bij het digitale onderzoek aanwezig zijn.
• Ga geen documenten verwijderen of vernietigen.
• Leg vast wat er gebeurt tijdens het onderzoek. Als er informatie wordt gekopieerd, hardkopie of digitaal, zorg dat u een identieke kopie hebt. Correspondentie met uw advocaat is uitgezonderd.
• Laat ambtenaren niet alleen door de onderneming rondlopen.
• Beantwoord niet zomaar vragen, doe dat alleen in de aanwezigheid van uw intern of extern jurist.

Mocht u advies wensen of ondersteuning nodig hebben bij een informatieverzoek of bedrijfsbezoek, bureau Brandeis helpt u graag. Wij hebben een team voor u klaar staan.